ضرورت طراحی سیستم جامع*

علی رغم کاربرد وسیع و روزمره ی کامپیوتر در سازمان ها، مشاهده می شود که نحوه ی ایجاد سیستم، معمولاً تک موردی است؛ به طوری که از هرگونه طراحی جامع و استفاده از چهارچوب واحد برای آن پرهیز می شود. این امر چندین عیب دارد:

نخستین عیب از ماهیت ناپیوسته خرده سیستم ها ناشی می شود؛ به بیان دیگر، بسیار دیده می شود که بخش ها و قسمت های مشابه یک سازمان، با ایجاد یک خرده سیستم اقدام نموده اند، بدون آن که کاربرد و نحوه تعامل آن با اجزای دیگر سازمان را در نظر بگیرند. اولین نتیجه ی چنین اقدامی، عدم موفقیت در برقراری ارتباط بین خرده سیستم ها ست؛ برای مثال ممکن است واحد های فروش، تولید، حسابداری و کارگزینی هرکدام برای خود، یک سیستم بایگانی تنظیم کنند که پرونده های بایگانی شده در آن مشابه پرونده های موجود در بخش های دیگر باشد، اما ارتباطی بین آنها وجود نداشته باشد؛ در نتیجه با آنکه در یکی از واحد های سازمان - که در مکان های گوناگون شعبه های متعددی دارد- کمبود شدید مهندس و کارگر ماهر محسوس است، واحد های دیگر همان سازمان، با تورم نیروی انسانی مواجه می شوند؛ به این ترتیب چون مدیریت فاقد یک سیستم اطلاعاتی جامع و مطلوب در مورد نیروی انسانی است، امکان شناسایی نیروی اضافی برایش میسر نیست.

عیب دوم مربوط به هزینه هاست. هزینه ممکن است ناشی از به کارگیری نادرست منابع و سرمایه ها، و فزونی فرصت های از دست رفته باشد. در این صورت هر اندازه که ایجاد یک طرح جامع به تعویق بیفتد، هزینه ی آن بیشتر خواهد شد.